專利人/游上逸會計師
一、技術發展背景
本專利《紙本發票轉電子資料的發票處理系統》（發明專利第I897103號、新型專利第M655760號，112年11月申請）的核心技術領域，位於資料處理與管理範疇，特別聚焦於會計與帳務處理的數位化轉型。傳統會計實務中，將大量的紙本發票轉換為可供會計系統運用的電子數據，是一項耗時且易於出錯的挑戰。此發明專利正是針對此痛點，提供一套從紙本發票掃描、光學字符識別（OCR）、數據修正到最終轉換的全面解決方案。其技術目標在於透過自動化與智慧化的融合，徹底解決紙本發票處理的效率與準確性問題，為會計師、記帳士、記帳及報稅代理人與中小企業提供更高效的數據處理工具。
二、 先前技術與瓶頸
在探討本發明的獨特價值前，必須先了解先前技術的發展與瓶頸。傳統的人工輸入模式極度低效、且易因人為疲勞和誤植導致高錯誤率，使得後續查核工作更加繁重。
儘管光學字符識別（OCR）技術的出現，實現了部分流程自動化，但其準確性仍受限於多種因素：如掃描品質不佳、市面上發票格式與字體多樣性，以及手寫字跡難以精準識別等。這些OCR的固有侷限導致從中獲取的數據仍需額外的人工校對與修正。此外，即便數據被成功提取，後續將其轉換為會計系統可接受的特定格式，仍是一項繁瑣的手動操作，使得發票處理在效率、準確性與系統兼容性方面，依然面臨顯著挑戰。
三、 本發明技術介紹與創新性
本發明《紙本發票轉電子資料的發票處理系統》的核心價值，正在於它提出了一套獨特且整合的發票處理解決方案，旨在全面克服上述先前技術的瓶頸。其技術突破性與創新性主要體現在以下幾個關鍵方面：
- 創新的「三檔案」數據處理架構
本發明最獨特的貢獻之一，是其「三檔案」數據處理模式，這是一個嚴謹、高效且邏輯清晰的數據流設計。
- 第一檔案（XLSM）：此檔案作為整個數據流的起點，其職責是接收並暫存從OCR模組直接轉換而來的原始數據。它就像一個數據的「暫存區」，為後續的自動修正與驗證提供一個乾淨、統一的數據源。
- 第二檔案（XLSM）：此檔案是本發明的核心處理單元，其內建了用於修正數據的客製化演算法（包含複雜公式及VBA程式碼）。這些演算法並非通用模型，而是根據會計實務中，特別是OCR技術在處理發票時所觀察到的常見錯誤模式（例如，數字與字母的混淆、日期格式錯誤、稅率識別問題等）而精心設計。它運用多種數據驗證技術，包括：
- 規則驗證：比對數據是否符合預定義的格式規則（如統一編號格式）。
- 模式匹配：識別並驗證特定的數據模式（如電話號碼、日期）。
- 範圍檢查：確保數值數據在合理範圍內（如發票金額）。
- 多階段驗證：按順序應用多種驗證技術，以捕獲不同層面的錯誤。
- 第三檔案（XLSX）：此檔案是整個數據流的終點，用於儲存經第二檔案修正後的最終數據。一個關鍵的創新點在於，第三檔案不包含任何公式或程式碼，這使得其數據結構極為純粹且輕量化。這不僅能大幅優化效能，提高數據載入與處理速度，更能確保數據在轉移至其他會計系統時，不會因隱藏的公式或鏈結而產生意外錯誤，保障數據的完整性與可靠性。
- 人工智慧與專業判斷的無縫整合
本發明深刻理解到，在會計這類高度依賴數據準確性的專業領域，完全的自動化仍有其風險。因此，它巧妙地將自動化技術與專業人士的手動修正經驗相結合，創造出一種高效的「人機協作」模式。在數據經過自動修正後，系統會透過一個顯示介面（GUI），以並排顯示的方式，同時呈現原始發票的圖像與經修正後的數據。這讓使用者可以直觀地進行視覺比對，並針對自動化過程未能識別或修正的少數錯誤，進行精準的微調與校正。這不僅提供了最後一道品質把關，更讓專業人士的寶貴經驗得以融入流程，確保了數據的絕對準確性，這是單純OCR技術無法比擬的優勢。
- 可客製化的工作流程與廣泛的系統兼容性
本發明在設計之初便考量到其在實際會計場景中的實用性與適應性。系統採用了基於發票類型的特定符號和命名規則，使檔案管理更具邏輯性與自動化潛力。同時，本發明包含一個高度可客製化的轉換模組，能將第三檔案中的純淨數據轉換成與不同會計系統兼容的特定格式，實現數據的無縫匯入。整個流程在微軟的Microsoft Power Automate平台上執行，確保了系統的穩定性、可擴展性與高效執行。
四、 經濟效益與市場影響
爍益游上逸會計師所開發的這項專利技術，其價值不僅僅在於技術層面的突破，更在於其對會計產業與廣大中小企業所帶來的深遠影響與顯著經濟效益：
- 效率與成本的雙重優化
透過全面的自動化流程，本發明將原本耗時、高人力成本的發票數據輸入流程，轉變為高速、流暢的數位化工作流。根據實務經驗，此舉可將單一發票的處理時間縮短數倍，顯著節省人力與時間成本。這使得會計師與記帳士能夠以更精簡的人力，處理更多的客戶業務，從而實現規模經濟。
- 數據準確性與可靠性的保障
在會計領域，數據的準確性是基礎與生命線。本發明結合智慧化演算法與人機協作的手動校正機制，從根本上降低了數據錯誤率，保障了會計數據的可靠性，有效避免因數據錯誤而導致的帳務風險與稅務問題。
- 服務範疇與市場地位的擴展
本專利技術的應用，使得會計師能以更低的單位成本處理大量的紙本發票，打破了業務量與人力限制之間的瓶頸。這使得他們能夠服務更多客戶，大幅增加業務量與市場佔有率。同時，這項技術也為會計服務注入了高附加價值的科技內涵，將其從單純的記帳報稅，提升為提供數位化解決方案的專業服務。
- 塑造領先的品牌形象
這項發明專利不僅是技術層面的成功，更是爍益會計師事務所在技術創新與解決方案開發方面領先地位的有力證明。它為爍益在會計服務市場中建立了獨特的競爭優勢，強化了其專業、創新與可靠的品牌形象，將其服務提升至一個全新的境界。